Configuration des relances

Par défaut, trois niveaux de relance sont configurés au niveau de votre compte (J étant la date d'échéance de la facture client) :

  • Relance 1 à J+15
  • Relance 2 à J+30
  • Relance 3 à J+45

Pour chaque relance, vous avez la possibilité de :

  • modifier le date de création de la relance (J+15, J+30, J+60, etc.)
  • désactiver la relance
  • modifier le titre et le contenu de la relance. Ces informations servent à envoyer un email de relance au client ou à générer un courrier papier.

Gestion des relances

Les relances sont générées automatiquement chaque matin (mais ne sont pas envoyées) en fonction des factures impayées dont la date correspond à un des niveaux de relance.

Pour chaque relance, vous pouvez voir son statut (envoyée ou non) et le niveau de relance correspondant. Vous avez également la possibilité de réaliser des actions sur cette relance, elles sont détaillées ci-dessous.

Envoyer une relance par email

Lorsque vous cliquez sur Actions puis Envoyer par email, un popup s'affiche avec le mail qui sera envoyé au client. Ce mail est automatiquement pré rempli avec le texte de votre relance et personnalisé avec les informations de cette commande. Vous avez alors la possibilité de le modifier si vous le souhaitez et vous pouvez ensuite cliquer sur Envoyer

La facture est envoyée en pièce jointe de cet email. Le statut de cet email sera alors consultable au niveau de la page de la commande concernée. Vous pourrez voir si le mail a bien été délivré au client et si il a été ouvert. 

Télécharger un courrier

En cliquant sur Actions puis Télécharger le courrier, vous téléchargez sur votre ordinateur un document PDF contenant le texte de votre relance, personnalisé avec les informations de votre commande, l'adresse postal de votre client et la facture correspondante en page 2.

Marquer une relance comme envoyée

Si vous avez envoyé la relance manuellement (par téléphone ou par courrier par exemple), vous pouvez cliquer sur le bouton Actions puis sur le lien Marquer comme envoyée pour indiquer que vous avez envoyé cette relance à votre client.
Dans le cas où vous choisissez d'envoyer la relance par email (voir ci-dessus), elle sera alors automatiquement marquée comme envoyée.

Clôturer une relance

Par défaut, les relances associées à une commande sont automatiquement clôturées lorsque le règlement de la commande est renseigné. Si vous souhaitez clôturer manuellement une relance, vous devez cliquer sur le bouton Actions de la relance et cliquer sur le lien Clôturer cette relance.

Création de commandes pour un client ayant des relances

Lorsque vous créez une commande pour un client qui possède des relances actives, un message d'avertissement est affiché en haut de la page afin de vous le signaler. 

Cela peut notamment vous permettre de lui rappeler ou de mettre sa commande en attente avant un paiement de sa ou ses factures en attente.

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